Trong thương mại quốc tế, nhiều khi việc một đơn hàng có được thực hiện hay không phụ thuộc rất lớn vào sự chấp nhận sản phẩm của khách hàng. Mẫu sản phẩm đóng vai trò quan trọng và quyết định trong quá trình này. Hôm nay, chúng ta sẽ cùng thảo luận về năm vấn đề phổ biến nhất liên quan đến mẫu sản phẩm.

Câu hỏi 1: Phân loại mẫu thử

Theo quy tắc kinh doanh, để hoàn tất một đơn hàng, nhà cung cấp thường cần chuẩn bị ít nhất hai lần mẫu sản phẩm, bao gồm mẫu trước sản xuất và mẫu xác nhận. Nhiều khi sau khi sản xuất xong hoặc giữa chừng, vẫn cần gửi mẫu hàng hóa cho khách hàng. Dưới đây là những giải thích chi tiết về các loại mẫu này.

A – Mẫu trước sản xuất: Đây có thể là mẫu được gửi cho khách hàng kiểm tra trước khi sản xuất, mẫu được làm theo chi tiết đã được xác nhận, hoặc mẫu dùng để kiểm tra chất lượng sản phẩm tương tự.

B – Mẫu xác nhận: Là mẫu đã được khách hàng đồng ý. Quá trình sản xuất hàng hóa sẽ tuân theo mẫu này. Thông thường, khi làm mẫu xác nhận, nên làm ít nhất hai cái. Một cái gửi cho khách hàng để xác nhận, một cái giữ lại tại phòng mẫu của công ty. Khi khách hàng đã xác nhận, thì sẽ dựa vào mẫu đó để sản xuất hàng hóa.

Mẫu đại diện (C): Sau khi khách hàng đặt lại đơn hàng, có thể làm theo mẫu này.

D – Mẫu thử tay: Nói đơn giản, đây là mẫu được làm theo yêu cầu của khách hàng mà chưa có khuôn mẫu. Sau khi được xác nhận, công ty sẽ tạo khuôn mẫu chính thức để sản xuất hàng hóa.

Câu hỏi 2: Vấn đề phí mẫu và phí vận chuyển

Về phí mẫu và phí vận chuyển, đây là một vấn đề khá phức tạp. Chắc hẳn mỗi nhân viên kinh doanh ngoại thương đều gặp phải điều này mỗi ngày. Nếu không gửi mẫu, nhiều khách hàng sẽ từ chối tiếp tục đàm phán, điều này khiến bạn mất đi nhiều cơ hội hợp tác tiềm năng. tỷ lệ kèo bóng đá hôm nay Nếu gửi mẫu miễn phí để thể hiện sự chân thành, khách hàng lúc đầu sẽ vui vẻ, nhưng sau đó thường im lặng và không phản hồi kết quả kiểm tra. Việc này xảy ra vài lần có thể dễ hiểu, nhưng nếu lặp lại nhiều lần, sếp của bạn chắc chắn sẽ không hài lòng.

Việc gửi mẫu cần có hiệu quả! Không nên gửi mẫu miễn phí ngay lập tức khi khách hàng yêu cầu, cũng không nên quá keo kiệt và bắt khách hàng chịu toàn bộ chi phí. Thông thường, đối với khách hàng mới, cả hai bên cần phối hợp và thấu hiểu lẫn nhau.

Thường dựa trên giá trị hàng hóa mẫu, mức phí vận chuyển, có thể có các phương án xử lý khác nhau sau đây.

A. Bên bán chịu phí mẫu và phí vận chuyển.

Thông thường, gửi mẫu miễn phí sẽ khiến nó bị chìm nghỉm và không còn tin tức gì. Vì vậy, nếu muốn gửi mẫu miễn phí, bạn cần hiểu rõ khách hàng và cảm nhận được sự chân thành của họ. Ví dụ như: khách hàng đã gọi điện hỏi về thông tin sản phẩm, giá cả nhiều lần. (Tất nhiên, điều kiện là giá trị mẫu không cao). Khi đó, bạn có thể cân nhắc gửi mẫu miễn phí. Tuy nhiên, nếu chỉ qua email hoặc các công cụ như TradeGo, trừ khi đã theo dõi lâu dài và có thiện chí hợp tác, thì việc gửi mẫu miễn phí thường không mang lại hiệu quả.

B. Bên bán chịu phí mẫu, khách hàng chịu phí vận chuyển.

Trong trường hợp này, giá trị hàng hóa không cao, giá trị mẫu nhỏ hơn phí vận chuyển. Bạn có thể miễn phí phí mẫu, nhưng phí vận chuyển vẫn phải do khách hàng chi trả. Những khách hàng không sẵn sàng chi trả khoản phí nhỏ này thường không có thiện chí hợp tác. Chúng tôi gửi mẫu, bạn thanh toán phí vận chuyển, điều này hoàn toàn hợp lý. Đó là sự hợp tác đôi bên cùng có lợi!

Ví dụ:

Dear Sir，

We will arrange the free sample immediately 1-2 pc each.In order to arrange shipping in time,pls kindly advice your courier account.Your kind understanding will be appreciated.

Best regards,

Mighty

C. Khách hàng chịu phí mẫu và phí vận chuyển.

Trong trường hợp này, hàng hóa có giá trị cao, phí vận chuyển cũng đắt đỏ. Bạn có thể thông báo cho khách hàng rằng mẫu có giá trị lớn và phí vận chuyển cũng cao, mong khách hàng chịu trách nhiệm chi trả phí mẫu và phí vận chuyển.

Ví dụ:

Dear Sir，

Regarding sample,it is our pleasure to arrange sample as requested quantity to you.It will be a good way&chance to establish our cooperation.However the sample cost need be charged.It is not mean to earn money but it is our company policy to show customers\'sincerity of cooperation. bảng tỷ số bóng đá All our customer do not mind this cost and accept it.Pls realize our position and understanding us.

Best regards,

Mighty

D. Khách hàng chịu phí mẫu, bên bán chịu phí vận chuyển.

Trong trường hợp này, giá trị mẫu cao hơn phí vận chuyển. Thường thì mẫu sẽ không được gửi miễn phí. Tuy nhiên, bạn có thể chi trả phí vận chuyển cho khách hàng. Điều này vừa đảm bảo lợi ích cho công ty, vừa thể hiện tinh thần phục vụ khách hàng tận tâm. Đây là cách làm mang lại lợi ích cho cả hai bên.

Cũng có thể phân loại theo cấp độ và tính chất của khách hàng mục tiêu, cách xử lý cũng nên khác nhau.

A. Đối với khách hàng mới.

A1 Trước tiên, hãy đánh giá tình hình khách hàng và số lượng đơn hàng dự kiến. Nếu chi phí không cao, bạn có thể tự chịu. Nếu không đủ khả năng, hãy trao đổi với khách hàng để họ chịu toàn bộ hoặc một phần chi phí.

A2 Xây dựng chính sách mẫu cứng nhắc cho công ty. Mọi khách hàng đều phải chịu phí vận chuyển hoặc phí mẫu. Tuy nhiên, bạn có thể hứa hẹn rằng khi khách hàng đặt hàng, chi phí này sẽ được khấu trừ khỏi tổng giá trị đơn hàng.

B. Đối với khách hàng cũ, khách hàng quan trọng.

Nếu chi phí mẫu không cao, nên do nhà cung cấp chịu. Nếu chi phí mẫu cao, hãy trao đổi với khách hàng để họ chịu phí mẫu hoặc một phần phí mẫu. Đồng thời, nên ghi rõ nếu khách hàng đặt hàng, có thể hoàn lại phí mẫu hoặc hoàn toàn khấu trừ khi đơn hàng đạt mức nhất định.

C. Đối với yêu cầu đặc biệt của một số khách hàng, làm mẫu riêng.

Khách hàng chịu phí mẫu và phí vận chuyển. Ngoài ra, khách hàng cũng phải chịu các chi phí phát sinh do yêu cầu tùy chỉnh: phí in ấn, phí xử lý, phí đóng gói, v.v.

Câu hỏi 3: Những điểm cần lưu ý khi gửi mẫu

Đầu tiên, bạn cần hiểu rõ một điều: thứ gì không có giá trị thì người ta sẽ không trân trọng! Chỉ khi khách hàng bỏ tiền ra, họ mới coi trọng và tìm hiểu kỹ lưỡng, điều này giúp tăng cơ hội hợp tác.

Vì vậy, trước khi gửi mẫu, hãy cố gắng liên lạc và tương tác với khách hàng nhiều hơn. Ví dụ như xác nhận địa chỉ, gửi kèm biên lai vận chuyển, theo dõi và gửi email phản hồi cho khách hàng. Nội dung ngắn gọn, giúp khách hàng nhớ đến bạn sâu sắc hơn.

Thứ hai: cố gắng tìm hiểu rõ về công ty và lĩnh vực kinh doanh của khách hàng. Bạn có thể nhờ các khách hàng khác cung cấp thông tin. Đồng thời, hãy để khách hàng biết rằng bạn có mối quan hệ ở địa phương của họ, tạo thêm sự thân thiết.

Thứ ba: duy trì liên lạc thường xuyên với khách hàng. Khi có sản phẩm mới, hãy giới thiệu ngay cho họ, hy vọng họ ủng hộ hoạt động kinh doanh của bạn. Bạn đưa ra giá tốt, mong khách hàng đặt đơn mẫu, số lượng do khách hàng quyết định!

Nếu đã đạt được sự đồng thuận với người mua, phí mẫu và phí vận chuyển đã thỏa thuận, khi gửi mẫu nên chú ý những điểm sau:

Khi gửi mẫu, tốt nhất hãy cung cấp nhãn mẫu cho khách hàng. Bao gồm: tên nhà cung cấp, người liên hệ, số điện thoại, email, mô tả sản phẩm, thông tin thùng hàng, mã HS, giá FOB.

2. Sau khi gửi mẫu, hãy thông báo cho khách hàng thời gian gửi và số đơn vị vận chuyển để tiện tra cứu.

Ví dụ: Mẫu đã được DHL lấy hàng với số tracking #552 321 568. Xin vui lòng truy cập www.dhl.com để theo dõi vị trí.

Thứ ba: theo dõi thời điểm khách hàng nhận mẫu, sau khi nhận, hãy hỏi khách hàng xem họ có hài lòng không, cần cải tiến ở đâu, có cần làm lại mẫu không.

Mình khuyên bạn nên gửi bảng đánh giá mẫu (SAMPLE EVALUATION) cho khách hàng trước khi gửi mẫu. Để khách hàng đánh giá, góp ý, từ đó hiểu rõ chất lượng mẫu của bạn và biết cần cải thiện ở đâu.

Câu hỏi 4: Khi khách hàng yêu cầu thu phí mẫu nhưng không phản hồi, làm thế nào để theo dõi?

A. Bắt đầu từ phí vận chuyển:

Dear Sir，

I learned from shipping department that DHL would give us a favorable discount,only USD30 for the sample delivery to your place.

You may choose to transfer the freight in advance to save your cost.What do you think?

Look forward to your advice.

Regards

Mighty

B. Bắt đầu từ phí mẫu:

Dear Sir，

I hope you have received my previous mail below.Is there any question I haven’t figured out?

Poland is a good potential market and we really wish to explore it with your joint effort.

Today I talked with my boss and got his approval to refund the sample cost in the first order.

This is our special service only for you.Look forward to your comment.

Regards

Mighty

C. Bắt đầu từ thị trường:

Dear Sir，

Haven’t got your comment by far.Hope everything is going well.

Christmas promotion is around the corner.It usually takes 3-4 days from sample approval till mass production delivered.

To launch the product in time before this big season,it’s better to get everything ready by XXXX.

Pls advise what we should do with the sample.We are still waiting for your confirmation on the PI and your courier account.

Regards,

Mighty

D. Bắt đầu từ tiến độ mẫu:

Nếu không thu phí mẫu, bạn có thể yêu cầu khách hàng chịu phí vận chuyển. Nếu thời gian làm mẫu không lâu, dù mẫu có thật sự sẵn sàng hay không, bạn cũng có thể nói với khách hàng rằng mẫu đã xong. Có thể khách hàng thấy mẫu đã có thể gửi, rồi sẽ xem xét lại.

Dear Sir，

Sample is ready now.Pls advise your courier account and we will send it out immediately.

Regards

Mighty

Tổng kết:

1) Các phương án trên có thể điều chỉnh tùy theo tình hình thực tế của bạn

2) Phương thức theo dõi không chỉ giới hạn ở email, trong trường hợp cần thiết, trò chuyện qua điện thoại vẫn rất quan trọng

5: Phân tích nguyên nhân khách hàng nhận mẫu nhưng không phản hồi

Rất nhiều khi bạn gửi mẫu miễn phí và cả phí vận chuyển, khách hàng lại rất gấp gáp khi yêu cầu mẫu, nhưng sau khi nhận được mẫu lại im lặng và không có phản hồi. Thường có các trường hợp sau:

1. Đối với các nhà buôn, họ không phải người dùng cuối, họ sẽ gửi mẫu cho khách hàng của mình. Mẫu được gửi cho người dùng cuối để thử nghiệm, nhưng họ không nhận được bất kỳ thông tin nào hoặc đơn hàng. Trong trường hợp này, bạn nên theo dõi khách hàng định kỳ.

2. Đối phương là cửa hàng. Anh ấy chỉ cần mua mẫu của bạn để trưng bày tại cửa hàng, khi có đơn hàng mới liên hệ với bạn.

3. Sau khi nhận mẫu, khách hàng có thể không hài lòng về chất lượng, kiểu dáng, khiến anh ấy không còn phản hồi bạn.

4. Thời gian kiểm tra mẫu kéo dài. Ví dụ như đồ dệt may có thể cần kiểm tra hoặc phân tích thành phần, đồ điện tử cần các chứng nhận liên quan, điều này đòi hỏi một khoảng thời gian nhất định. Đặc biệt là sản phẩm hóa chất, một số bài kiểm tra có thể kéo dài tới một năm hoặc hơn.

5. Khách hàng chỉ muốn thu thập mẫu, đã tìm thấy sản phẩm thay thế tốt hơn hoặc lưu trữ mẫu của bạn vào hồ sơ làm tài liệu, đưa ra lý do để từ chối, không có bất kỳ hy vọng nào.

6. Có thể mẫu thử khá tốt, nhưng các điều kiện liên quan khiến anh ấy không hài lòng.

Nếu gặp phải tình huống này, bạn cần kiên nhẫn. Nếu có đơn hàng thì càng tốt, nếu không cũng là điều bình thường. Hãy cố gắng theo dõi tình hình khách hàng để đạt được kết quả tốt. Việc lần này không thành công không có nghĩa là hết hy vọng, hãy duy trì liên lạc và giao tiếp thường xuyên với khách hàng.